PARTNERPORTAL

SXS BERLIN '23

Willkommen im Partnerportal für

BEGINNERS

Liebe Aussteller:innen, wir haben dieses Portal aufgebaut, um euch alle wichtigen Informationen und Deadlines zur STICKS & STONES auf einer Seite an die Hand zu geben. Damit dient das Portal als eure erste Anlaufstelle, um einen sorgenfreien Ablauf am Messetag zu gewährleisten. Bitte beachtet, dass die Deadlines, die wir hier kommunizieren, verbindlich sind. Wir haben diese sorgsam festgelegt, um eine reibungslose Planung zu garantieren.

Bei Nichteinhaltung dieser Deadlines können wir keine Garantie dafür geben, dass die Leistungen in eurem Paket vollumfänglich erfüllt werden können. Das betrifft zum Beispiel das rechtzeitige Hochladen eurer Ausstellerprofile auf der SXS-Homepage oder die Reservierung von Vortragsslots in unserem Speaker-Programm. Bei verpassten Deadlines können wir nicht erbrachte Leistungen nicht erstatten.

HOLT EUCH

EINEN KICK-OFF

TERMIN

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WAS SIND EURE ZIELE UND ERWARTUNGSHALTUNG?

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GRAFIK MIT ALLEN DEADLINES

IM ÜBERBLICK

ZENTRALE INFORMATIONEN

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ZEITPLAN

Aufbautag, 30.06.2023

  • 12:00 – 20:00 Uhr: Aufbau Der Aufbau muss an diesem Tag erfolgen und ist am Veranstaltungstag nicht möglich. Die Anlieferungsslots werden über unseren Messelogistiker Ulf Bischoff koordiniert (s. unten)
  • Abends: Get-Together der Aussteller:innen (Weitere Informationen siehe unten.)

Bitte beachtet: An eurem Stand liegt ein Stromanschluss an. Dieser wird jedoch voraussichtlich erst am Abend des Aufbautages fertig eingerichtet sein.

Veranstaltungstag, 01.07.2023

  • 09:00 – 10:00 Uhr: Einlass
  • 10:00 – 17:00 Uhr: Messebetrieb (Ausstellung)
  • 11:00 – 16:30 Uhr: Vortragsprogramm
  • 17:00 – 22:00 Uhr: Abbau

Ansprechpartner:innen vor Ort: Julia Kolhoff und Angelina Stahl

LOGISTIK

Für die SXS Berlin ‘23 klären wir alle logistischen Fragen über “BISCHOFF Event Service & Transport”.

Für alle Fragen rund um die Anlieferung & Abholung eures Messestands, Zwischenlagerung, Personal - & Gerätestellung und andere logistische Bedürfnisse steht euch Herr Ulf Bischoff gerne zur Verfügung. Einen vollständigen Überblick über alle angebotenen Logistik-Dienstleistungen, sowie die jeweiligen Tarife und den entsprechenden Kontakt findet ihr hier verlinkt.

Bitte beachtet die Informationen und To Do's zur "Anlieferung & Abholung eures Messestands" weiter unten!

LOCATION

Adresse, Anfahrt & Parken

Die STICKS & STONES Berlin '23 findet in der Verti Music Hall statt. Informationen zu Anfahrt und Parkmöglichkeiten findet ihr unter den folgenden beiden Links:

Hausordnung

Bitte beachtet die für die Verti Music Hall geltende Hausordnung, die unter dem folgenden Link abrufbar ist:

CATERING

Ihr habt die Möglichkeit, ein umfangreiches Catering (Details s. u.) für den Messetag zu buchen. 

Bitte teilt uns über das folgende Formular mit, wie viele Cateringbändchen ihr buchen möchtet.



Hier findet ihr das Speisen- & Getränkeangebot sowie die Zeiten für das Catering:


FRÜHSTÜCK - (1. OG Backstage & Außenbereich, die Speisen stehen zur Selbstbedienung bereit.)

09:00 – 12:00 Uhr


  • Croissants 
  • Brezeln
  • Handobst


MITTAGESSEN - (1. OG Backstage & Außenbereich, die Speisen stehen zur Selbstbedienung bereit.)

12:00 – 15:00 Uhr


Hauptgerichte (vegan):

  • Zarte Tofuwürfel in einer Curry-Kokos-Cremesoße auf locker luftigem Premium Reis.
  • Zarte Tofuwürfel in einer cremigen Erdnussbuttercremesoße mit gemahlenen Erdnüssen, Koriander, feiner Chilli und Zitrone als Topping.
  • Zarte Bio-Kichererbsen mit frischem Blattspinat in einer roten, thailändischen und leicht scharfen Curry-Kokos-Cremesoße auf locker luftigem Reis.
  • Eine exotische Curry-Zitronen-Mango Sauce mit Grillgemüse aus gelber und roter Paprika, Zucchini und Zuckerschoten. Verfeinert mit Edamame-Bohnen.
  • Eine Champignon-Cremesoße der Premiumklasse. Frische helle und dunkle Champignons in Kokosöl geröstet, mit Cashew-Sahne verfeinert, ergeben eine cremig zarte Soße der besonderen Art. Dazu Reis und Petersilie on top.


Dessert:

  • Rice Balls: Klebereisbällchen in Kokosmilch und Rohrzucker gebadet, umhüllt von einer exotischen, frischen Mangocreme mit Kokosraspeln und Minze on top.
  • Strawberry Cake: Frische Erdbeerstückchen, getragen von einer sahnigen Vanille-Joghurt-Creme, bewacht von zwei Madeleinetürmen.

KAFFEE & KUCHEN - (1. OG Backstage & Außenbereich, die Speisen stehen zur Selbstbedienung bereit.)

15:00 – 17:00 Uhr


  • Erdbeersahnetorte
  • Apfelmuskuchen
  • Kirschkuchen


GETRÄNKE:


Softgetränke:

  • Verschiedene Softgetränke wie Cola, Fanta, Sprite, Wasser (still und Sprudel), Apfelsaft und Orangensaft.


Heißgetränke:

  • Filterkaffee (inkl. Zucker, Süßstoff, Milch und Hafermilch)
  • Tee - verschiedene Sorten


Darüber hinaus habt ihr in diesem Jahr die Möglichkeit, Getränke an euren Stand liefern zu lassen

Möchtet ihr diesen Service in Anspruch nehmen, füllt bitte folgendes Formular aus und sendet es zurück an Alina Reinhardt: a.reinhardt@mercedes-benz-arena-berlin.de.



BITTE BEACHTET FOLGENDE HINWEISE:

Das Catering befindet sich im Backstage-Bereich des 1. OG und fasst nicht genügend Plätze, damit alle Aussteller:innen gleichzeitig essen können. Bitte teilt euch untereinander also zeitlich auf und nutzt neben den Sitzgelegenheiten im Backstage-Bereich auch die Sitzgelegenheiten auf unserer Außenterrasse, um alles ein wenig zeitlich und räumlich zu entzerren.


Speisen und Getränke dürfen NICHT aus dem Cateringbereich mitgenommen werden!

Solltet ihr am Stand Bedarf an Getränken haben, könnt ihr entweder über das o.g. Formular Getränke ordern oder Getränke für den Eigenverzehr mitbringen. Es ist nicht gestattet, Speisen und Getränke an die Besucher:innen auszugeben. 

Zudem stehen während der gesamten Messezeit (10 - 17 Uhr) an diversen Bars in der Verti Music Hall Getränke und Snacks auf Selbstzahlerbasis zur Verfügung. 

EUER STANDPLATZ

Bitte achtet bei der Planung eures Standes auf die von euch gewählte Größe des Standplatzes. Die Standaufbauten und das Mobiliar dürfen, um den Fluchtweg freizuhalten, auf keinen Fall über die Standbegrenzungen hinausragen (auch keine 5 cm).

Die Standard-Standgrößen, vorausgesetzt ihr habt keine andere Standgröße im Anmeldeformular angegeben, betragen je nach Paket (Breite x Tiefe):

  • Beginner: 1x2 m
  • Junior: 2x2 m
  • Senior: 3x2 m
  • Executive: 3x3 m
  • Chief Executive: 5x4 m


Je Stand wird ein Schukosteckplatz zur Verfügung gestellt. Mehrfach-Stromverteiler müssen selbst mitgebracht werden, falls diese benötigt werden. Die maximalen Anschlusswerte sind:


  • Beginner (2-m2-Messestand): max. 500 Watt
  • Junior (4-m2-Messestand): max. 500 Watt
  • Senior (6-m2-Messestand): max. 750 Watt
  • Executive (9-m2-Messestand): max. 1.000 Watt
  • Chief Executive (20-m2-Messestand): max. 1.000 Watt


LAGEPLAN

Der Lageplan mit sämtlichen Standplatzierungen in der Halle ist finalisiert und hier einsehbar. (Hinweis: Die Indizierung sowie die hier verwendeten Ausstellernamen werden nur intern verwendet, nicht in der öffentlichen Kommunikation.)

  • Bodenbelag: Die Halle selbst hat einen glatten Betonboden. Ein Teppich o. ä. ist zwar nicht notwendig für euren Standaufbau, wird aber empfohlen.
  • Bitte haltet ggf. die B1-Zertifikate (Brandschutz) für mitgebrachte Stoffe oder Gegenstände für eure Standaufbauten bereit. Wir wurden darauf hingewiesen, dass es zu Kontrollen durch Bauaufsicht oder Feuerwehr kommen kann. Die Zertifikate sollten in der Regel beim Hersteller oder bei der Vermietung abrufbar sein. Sollten diese nicht zur Verfügung stehen, empfehlen wie die Mitnahme eines Feuerlöschers.
KONTAKT

Für alle Fragen rund um die Messeorganisation steht euch Julia gerne zur Verfügung:

per Mail unter julia@uhlala.com,

und telefonisch unter +49(0)170 - 703 12 83.

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VIDEO-MEETING ZUR EINFÜHRUNG

Am 14. März '23 haben wir eine Video-Konferenz durchgeführt, in der wir alle Senior-Pakete über die organisatorischen Abläufe informiert haben. Wir stellen euch hier die Aufzeichnung zur Verfügung. Bitte beachtet, dass in diesem Video auch einige Punkte, die nicht die Beginner-Pakete betreffen, besprochen werden.

ALLE DEADLINES IM ÜBERBLICK

03.04.

▸ Einsendung der gebuchten Vorträge

▸ Arbeitgeberlogo


24.04. – 19.06.

▸ Zeitraum für die Terminabstimmung zur Anlieferung und Abholung des Messestand

02.05.

Bestellformular




19.06.

▸ Deadline für die Terminabstimmung zur Anlieferung und Abholung des Messestands


01.07.

▸ Messetag



🦏

DEADLINES & FORMULARE

WICHTIGSTE DEADLINES

EUER ARBEITGEBERLOGO

DEADLINE: 03. APRIL '23

Unsere Aussteller:innenliste ist der erste Anlaufpunkt für die Messebesucher:innen, sich über die auf der SXS vertretenen Unternehmen zu informieren.

Übermittelt uns über das Formular unten eure Logodatei, sodass wir euch auf unserer Webseite auflisten können.


MOBILIAR & WEITERE BESTELLUNGEN

DEADLINE: 02. MAI '23

Hinweis: In eurem Messepaket ist kein Mobiliar inklusive.

Bitte schickt uns zur Bestellung der Ausstellerausweise, des Mobiliars, des Caterings und weiterer Zusatzleistungen das ausgefüllte und unterschriebene Bestellformular per Mail bis zum 02.05.'23 zu.

ANLIEFERUNG & ABHOLUNG EURES MESSESTANDS

DEADLINE: ab 24.04.'23 bis spätestens 19.06.'23

Damit wir eine reibungslose Be- & Entladung in der Location umsetzen können, vergeben wir individuelle Zeitfenster für alle An- & Ablieferungen. Bitte lasst dem Messelogistiker über das folgende Formular die notwendigen Informationen über eure geplante Ankunftszeit, angeliefertes Material, Fahrzeugtyp usw. zukommen, damit euch ein Zeitslot für die Entladung am 30.06.'23 und die Beladung am 01.07.'23 zugewiesen werden kann.

Achtung! Es kann immer nur 1 LKW an die Rampe zum Ausladen fahren. Nach Entladung muss dieser den Bereich bitte umgehend wieder verlassen, um Rückstau zu vermeiden.

Ihr habt die Möglichkeit, das Fahrzeug selbst zu entladen bzw. von eurem Spediteur entladen zu lassen, oder dies über den Messelogistiker erledigen zu lassen. In jedem Fall benötigen wir aber eure Informationen zu An- & Ablieferung, egal ob ihr eure Standmaterialien selbst mit dem PKW mitbringt oder über Externe anliefern lasst!

Ihr könnt eure Sendungen auch 3 - 4 Tage vor der Veranstaltung direkt an unseren Messelogistiker schicken, der eure Sendung dann euren Mitarbeiter:innen in der Location aushändigt. Falls ihr weitere Wünsche habt, könnt ihr optional über dieses Bestellformular weitere logistische Dienstleistungen beziehen. Deadline ist der 19.06.'23.

HINWEISE: Die kommunizierten Deadlines sind verbindlich. Eine Direktlieferung Eurer Sendungen via Kurier zum Stand kann nur sicher und problemlos erfolgen, wenn zum Ankunftstermin ein:e Mitarbeiter:in von euch zur Annahme vor Ort ist. Sendungen per Kurier können auch an den Messelogistiker adressiert werden – es erfolgt dann eine Standlieferung zum vorgesehenen Termin und wird gem. Speditionstarif berechnet. Bitte beachtet auch die weiteren Versandrichtlinien und teilt diese Informationen auch mit eurem Standbauer bzw. Messedienstleister.

VORTRAGSPROGRAMM

EUER VORTRAG AUF DER SXS

DEADLINE: 03. APRIL '23

Alle Chief Executive Pakete enthalten einen Vortrag im Rahmen unseres Speaker:innen-Programms. Alle weiteren Pakete haben die Möglichkeit, einen Vortrag dazuzubuchen. Haltet ihr einen Vortrag? Dann beachtet unseren Leitfaden und reicht uns eure Informationen über unser Speaker:innen-Formular ein:


WEITERE EVENT-INFOS

GET-TOGETHER

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MEDIATHEK

FINALE INFORMATIONEN ZUM AUFBAU- & VERANSTALTUNGSTAG 2022

Hier findet ihr die Aufzeichnung unseres Briefing-Calls zur letzten SXS vom 07.06.'22.

TIPPS ZUR STICKS & STONES 2021 (Pride Breakfast Club, 12.05.'21)

In unserer Session zum Pride Breakfast Club am 12. Mai '21 sind wir auf praktische Ausstellertipps eingegangen, die euch helfen, mehr Besucher:innen zu erreichen, haben die wichtigsten Punkte bei der Standeinrichtung im Vorfeld demonstriert und die technischen Möglichkeiten der Kommunikation mit den Besucher:innen vorgeführt.

0:08 Stuarts Tipps zum Recruiting, Employer Branding und zur Vorbereitung

21:52 Davids Tipps zur Standeinrichtung

36:00 Davids Demo der Plattform: Sessions, Netzwerken, DM's, Private Calls

FAQ

Habt ihr noch offene Fragen, die potentiell auch für andere Aussteller relevant sein könnte? Euch fehlt eine zentrale organisatorische Information? Stellt eure Frage hier, damit wir sie und die entsprechende Antwort in die FAQ im Partnerportal mit aufnehmen können.

STICKS & STONES ist ein Projekt der UHLALA Group. Seit 2009 unterstützen wir die LGBTIQ+ Menschen auf ihrem Karriereweg und bringen diese mit Unternehmen und Organisationen zusammen, die sich ihre LGBTIQ+ Diversity einsetzen.

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